首先，摘要必須全面準(zhǔn)確地描述記錄的交易事項(xiàng)

1.匯總明細(xì)中反映的會(huì)計(jì)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)詳細(xì)、全面

比如報(bào)銷憑證，匯總要注明是誰(shuí)報(bào)銷的，哪一周用的，什么實(shí)物費(fèi)用。如“張三報(bào)銷四月底逛店的交通費(fèi)”，“李四報(bào)銷招待公司某些業(yè)務(wù)人員的招待費(fèi)”。

2.法律法規(guī)應(yīng)謹(jǐn)慎起草摘要

一般報(bào)銷人要指定具體的報(bào)銷人(即真正賺錢的人，而不是辦理報(bào)銷手續(xù)的人——比如領(lǐng)導(dǎo)機(jī)要秘書代領(lǐng)導(dǎo)履行報(bào)銷手續(xù)時(shí)，具體的報(bào)銷人就是領(lǐng)導(dǎo)本人)。此外，會(huì)計(jì)憑證中的名稱應(yīng)使用全稱，該位置不應(yīng)用于合理避稅(如不能使用“”、“王經(jīng)理”)。

有關(guān)聯(lián)關(guān)系的計(jì)量盡量使用簡(jiǎn)稱，不能用舊名稱代替當(dāng)?shù)氐淖庸?、?jīng)銷商、制造商或客戶。任何參與債權(quán)債務(wù)確認(rèn)的人都必須使用對(duì)方的簡(jiǎn)稱或全稱，以免出現(xiàn)多個(gè)類似名稱時(shí)造成混淆。

3.摘要應(yīng)盡可能反映會(huì)計(jì)人員對(duì)交易事項(xiàng)的確認(rèn)或會(huì)計(jì)估計(jì)的想法，尤其是對(duì)賬憑證

比如輔助攤銷費(fèi)用的情況，除了做可以反映整個(gè)輔助攤銷費(fèi)用的增加外，在錄入憑證匯總時(shí)，還需要說(shuō)明主要輔助因素、輔助期間等數(shù)據(jù)。如“因延遲簽訂租賃合同導(dǎo)致2012年1月租金攤銷”、“因預(yù)計(jì)定額低于具體定額導(dǎo)致2013年6-8月辦公裝修費(fèi)用攤銷”、“因攤銷期由3年變更為2年導(dǎo)致2013年1-6月末轉(zhuǎn)移費(fèi)用攤銷”。

二、會(huì)計(jì)憑證借方和貸方賬號(hào)的使用限制

會(huì)計(jì)人員在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)，往往利用過(guò)去的優(yōu)勢(shì)，加快會(huì)計(jì)憑證的錄入速度，在一張憑證中借多貸多做賬。需要注意幾點(diǎn):

1.不允許允許一筆貸款借多筆貸款或一筆貸款借多筆貸款的會(huì)計(jì)分錄

這里的貸款賬戶是指“末級(jí)賬戶”。1.借多貸或借多貸，“一”是指借方或貸方只能出現(xiàn)一個(gè)“末級(jí)科目”(不僅允許起始分錄)；“多個(gè)”是指借方或貸方可以有多個(gè)“末級(jí)賬戶”。例如，上述會(huì)計(jì)分錄屬于“借多貸”:

借:管理費(fèi)-市區(qū)交通費(fèi)100

信用:手頭現(xiàn)金100元

借:銷售費(fèi)用-商務(wù)招待200

信用:手頭有200英鎊現(xiàn)金

以下分錄記錄了兩項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)，可以在一張會(huì)計(jì)憑證中完成，兩個(gè)借方末級(jí)科目和一個(gè)貸方末級(jí)科目。如果上述業(yè)務(wù)由同一個(gè)人報(bào)銷，也可以合并信用賬戶:

借:銷售費(fèi)用-商務(wù)招待200

信用:手頭有300現(xiàn)金

在處理不同實(shí)物屬性的交易時(shí)，錄入憑證分錄，一貸一貸的金額在最壞的情況下是完全一致的，即使只有一個(gè)借貸賬戶，也不需要合并；金融機(jī)構(gòu)的支票和憑證的分錄也不想合并。比如對(duì)以前的稅務(wù)有合理避稅的金融機(jī)構(gòu)錢包憑證，屬于“一貸多貸”，借記賬戶最差，不想合并，以保持與金融機(jī)構(gòu)對(duì)賬單的山完全一致:

借方:利息-1088賬戶200

信用:應(yīng)收賬款-客戶200

借方:利息-1088賬戶500

貸方:應(yīng)收賬款500客戶

2.過(guò)渡科目不允許在一張憑證中結(jié)轉(zhuǎn)

例如，同一張憑證中不允許出現(xiàn)上述分錄:

借:庫(kù)存商品200

貸款:價(jià)格200

借:主要生產(chǎn)成本200

信用:庫(kù)存商品200

在此憑證中，“庫(kù)存商品”是一個(gè)過(guò)渡科目，此結(jié)轉(zhuǎn)步驟必須由兩個(gè)會(huì)計(jì)憑證處理。同時(shí)，這種做法也違反了下文第1項(xiàng)“多借多貸”的限制。借方和貸方都有兩個(gè)末級(jí)賬戶。

另外需要注意的是，上述憑證在一定程度上違反了“多借多貸”的限制，假設(shè)張三借了200元備用金，1月份還了，會(huì)計(jì)為了方便，一個(gè)憑證辦理:

借方:其他應(yīng)收款-張三200

信用:手頭有200英鎊現(xiàn)金

借方:200現(xiàn)金

貸方:其他應(yīng)收款-張三200

多借多貸憑證主要是查詢明細(xì)賬時(shí)導(dǎo)致“對(duì)方賬戶”出現(xiàn)恐慌，不利于明細(xì)賬的正確使用。當(dāng)借方和貸方都有多個(gè)末級(jí)賬戶時(shí)，原有的金融計(jì)算機(jī)系統(tǒng)很難區(qū)分雙射關(guān)系。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)只識(shí)別第一個(gè)，末級(jí)賬戶為對(duì)方賬戶。比如把上面的價(jià)格轉(zhuǎn)移到庫(kù)存商品上，再轉(zhuǎn)移到主生產(chǎn)成本合理避稅的例子上。主生產(chǎn)成本的對(duì)方科目應(yīng)該是庫(kù)存商品，但如果是在憑證中處理，則在查詢明細(xì)賬時(shí)，其對(duì)方科目會(huì)變成價(jià)格(因?yàn)閮r(jià)格是先出現(xiàn)的)；庫(kù)存商品的對(duì)方賬戶也是價(jià)格，所以在統(tǒng)計(jì)明細(xì)賬的時(shí)候，反復(fù)計(jì)算價(jià)格，導(dǎo)致審核無(wú)誤。