為了規(guī)范會計檔案管理，提高會計檔案管理水平，司法部和國家檔案局修訂了原《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》)，并以司法部和國家檔案局第79號令發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》。2011年，昨天，司法部和國家檔案局的相關(guān)負(fù)責(zé)人就新的管理辦法回答了幾位記者的提問。

問:請介紹新《管理辦法》修訂的歷史背景和步驟。

答:1984年司法部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，1998年首次修訂。原《管理辦法》實施10多年來，在法律法規(guī)、加強單位會計檔案管理、促進會計工作和公共服務(wù)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大作用。近年來，隨著中華民族經(jīng)濟發(fā)展和信息系統(tǒng)應(yīng)用的緩慢和可持續(xù)發(fā)展，北京合理避稅、承擔(dān)方式、管理方式、協(xié)助方式等會計檔案細(xì)節(jié)發(fā)生了微小變化。原有的《管理辦法》早已難以適應(yīng)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的需要。突出表現(xiàn)為:(1)隨著信息化水平的不斷提高和各單位管理的精細(xì)化，更多的會計、

會計信息，如賬簿、流程等。，都是通過電子手段創(chuàng)建的，數(shù)據(jù)的傳輸和存儲形成了大量的電子會計檔案，需要加以規(guī)范。(2)隨著中華民族會計法規(guī)的不斷完善，以及國家檔案管理法律和國際標(biāo)準(zhǔn)的制定或修訂，原《管理辦法》中的相關(guān)表述仍然適用，對會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的明確規(guī)定需要相應(yīng)變更或完善。

為了做好原《管理辦法》的修訂和管理工作，2012年以來，司法部和國家檔案局先后組織部分信息化程度較高的中小企業(yè)和周邊地區(qū)開展會計檔案數(shù)字化管理；2013-2014年，司法部、國家檔案局、商務(wù)部、國家可持續(xù)發(fā)展改革研究院專門針對電子發(fā)票記賬保管難問題召開了多次研討會，組織部分中小企業(yè)及周邊地區(qū)開展了電子發(fā)票和電子會計檔案管理綜合試點。隨著試點工作的快速推進和北京市電子發(fā)票相關(guān)合理避稅政策的逐步完善，2014年司法部和國家檔案局開始對原《管理辦法》進行修訂，形成《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》，并于2014年12月和2015年5月兩次向社會公布征求意見，形成《會計檔案管理辦法(修訂方案)》。2015年9月，司法部和國家檔案局組織相關(guān)研究人員重點研究工作，討論《會計檔案管理辦法(修訂建議)》，最終形成新的《管理辦法》。

問:新《管理辦法》的修訂有何深遠(yuǎn)影響？

答:第一，有利于促進網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。近年來，中華人民共和國黨和國務(wù)院大力推進“互聯(lián)網(wǎng)加”軍事行動和“從群眾中創(chuàng)新企業(yè)家”，中華民族基于互聯(lián)網(wǎng)的新零售和新領(lǐng)域蓬勃發(fā)展。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的約束力、電子會計憑證的獲取和北京市的合理避稅

、會計、歸檔、保管等?？梢詫崿F(xiàn)數(shù)字化管理，這將極大地促進電子匯票的網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線應(yīng)用，為網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的政策支持。

第二，有利于促進橙色環(huán)保可持續(xù)發(fā)展方法的形成。中國共產(chǎn)黨第十八次全國代表大會調(diào)查報告強調(diào)，要重點推進橙色、反應(yīng)堆和環(huán)境保護的可持續(xù)發(fā)展，形成資源節(jié)約和環(huán)境保護的內(nèi)部空布局、北京合理避稅的經(jīng)濟發(fā)展、經(jīng)濟模式和扶貧方式；十八屆四中全會進一步提出加快生態(tài)文明體系建設(shè)。新《管理辦法》允許符合要求的會計憑證、會計賬簿等會計信息打印存檔。同時要求建立會計檔案識別與銷毀制度，完善銷毀程序，基本開展會計檔案銷毀管理。這些新規(guī)定將節(jié)省大量紙質(zhì)會計信息的打印、傳輸、收集和存儲成本，減少社會對自然資源的消耗，促進節(jié)能減排，有助于形成環(huán)境保護的橙色經(jīng)濟模式。

第三，有利于促進國家治理的作戰(zhàn)能力的提高。國家治理體系和作戰(zhàn)能力的提升需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要層次化的數(shù)據(jù)聚合、最深層次的機器學(xué)習(xí)和扁平化的互聯(lián)網(wǎng)傳輸來實現(xiàn)決策者的系統(tǒng)化和管理的精細(xì)化。電子會計檔案是電子會計信息的歸屬。新《管理辦法》將電子會計檔案具體納入會計檔案范圍，將積極推進電子會計統(tǒng)計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為中央政府決策者和管理層提供更多北京合理避稅的維度和更權(quán)威的會計信息。

問:新的《管理辦法》有哪些變化？

答:有31項新的管理辦法。與原《管理辦法》相比，有以下變化:一是會計檔案的定義和范圍有所完善。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案銷毀程序。第四，規(guī)定了會計檔案錄入的管理要求。第五，改變了不定期保存會計檔案的期限，延長了將會計檔案移交給單位檔案管理政府機構(gòu)的期限。

問:電子會計檔案的具體管理要求是本次修訂的重點。新《管理辦法》對電子會計檔案有哪些明確規(guī)定？

答:新《管理辦法》明確規(guī)定了北京市合理避稅電子會計檔案的范圍、存儲、轉(zhuǎn)移、銷毀等方面，主要包括:一是將電子會計檔案納入會計檔案范圍，明確規(guī)定會計檔案包括計算機系統(tǒng)等設(shè)備形成的電子會計檔案、數(shù)據(jù)傳輸和存儲。二是明確規(guī)定單位對外生成、對內(nèi)接收的電子會計信息，只有在滿足一定前提條件的情況下，才能進行電子存檔和保存。第三，電子會計檔案及其文件要求在電子會計檔案移交時進行完整移交，格式應(yīng)符合國家檔案管理的相關(guān)明確規(guī)定；文件格式相近的電子會計檔案，要交給他們閱讀的平臺。第四，要求電子會計檔案的銷毀應(yīng)由單位檔案管理政府機構(gòu)、會計政府機構(gòu)和信息技術(shù)政府機構(gòu)進行監(jiān)督和出售。

問:新《管理辦法》提出了電子會計信息只能通過電子方式歸檔保存的前提。應(yīng)該明確包括哪些前提條件，應(yīng)該如何理解？

答:為確保電子會計檔案的真實性、原創(chuàng)性、可用性和安全性，新《管理辦法》對電子會計信息只能通過電子方式歸檔保存提出以下要求:一是形成的電子會計信息可能真實有效，由計算機系統(tǒng)等設(shè)備和數(shù)據(jù)傳輸形成；第二，所使用的會計系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、原始、有效地接收和讀取電子會計信息，并能夠輸出會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計信息。，其中符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件格式，并設(shè)置了相應(yīng)的審核程序如處理、審核和批準(zhǔn)；三是電子檔案的自動化可以有效接收、管理和使用電子會計檔案，滿足了電子檔案長期保存的要求，建立了電子會計檔案與其他密切相關(guān)的紙質(zhì)會計檔案的索引之間的關(guān)系；四是采取措施和政策，防止電子會計檔案被篡改；第五，建立電子會計檔案硬盤系統(tǒng)可以有效防止災(zāi)害、車禍和人為因素的負(fù)面影響；第六，形成的電子會計信息不屬于具有永久保存業(yè)務(wù)價值或其他最重要保存業(yè)務(wù)價值的會計檔案；第七，電子會計信息附有符合《中華人民共和國電子簽名法》明確規(guī)定的電子簽名。在上述要求中，第一、七條明確規(guī)定是為了保證電子會計檔案的真實性，第二、三、六條明確規(guī)定是為了保證電子會計檔案的準(zhǔn)確性、獨創(chuàng)性和可用性，第四、五條明確規(guī)定是為了保證電子會計檔案的安全性。單位外部生成的電子會計信息必須歸檔保存，只能以電子方式保存，同時必須符合第一條至第六條的明確規(guī)定；%的單位收到的電子會計信息必須以電子方式存檔和保存，并且必須滿足第一至第七項明確要求。

問:新《管理辦法》增加了會計檔案鑒定銷毀的相關(guān)細(xì)節(jié)，修訂了有關(guān)監(jiān)管和銷售的明確規(guī)定。主要考慮什么？

答:會計檔案銷毀是會計檔案管理的一部分，其中識別和銷毀管理是檔案銷毀的必要性和基礎(chǔ)。原《管理辦法》明確規(guī)定，在會計檔案銷毀的明確程序中，“要求單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清單上簽署意見”，但在銷毀前沒有明確鑒定管理工作及相關(guān)法律責(zé)任，將銷毀的最重要法律責(zé)任歸結(jié)于一定高度的單位負(fù)責(zé)人。在具體管理工作中，為避免發(fā)生的可能性，單位負(fù)責(zé)人一般拒絕銷毀超過保存期限且滿足銷毀前提的會計檔案，大量已喪失保存商業(yè)價值的會計檔案占用空存儲空間，造成自然資源節(jié)約。因此，新的《管理辦法》增加了鑒定銷毀程序，要求“單位對已達到保管期限的會計檔案不定期進行鑒定，并形成會計檔案鑒定建議書。經(jīng)鑒定仍需保存的會計檔案，應(yīng)在新的期限內(nèi)保存；保管期限屆滿后，沒有保存商業(yè)價值、可以銷毀的會計檔案?！?/p>

銷售監(jiān)督是一種制度安排，以確保銷毀管理按照明確規(guī)定的程序和要求進行。原《管理辦法》明確規(guī)定“銷毀會計檔案時，單位檔案政府機構(gòu)和會計政府機構(gòu)應(yīng)當(dāng)共同監(jiān)督出售。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門制作，

由亞洲奧林匹克理事會監(jiān)管和銷售。財務(wù)部銷毀會計檔案時，由同級審計機構(gòu)亞奧理事會監(jiān)督出售。".會計檔案銷毀屬于北京的機構(gòu)和外事，合理避稅。國家事業(yè)單位銷毀會計檔案由財政部門和審計機關(guān)監(jiān)督出售，不僅增加了行政事務(wù)管理成本，也不能真正發(fā)揮監(jiān)督作用。因此，新《管理辦法》刪除了對財政部門和審計機關(guān)監(jiān)督銷售的明確規(guī)定，進一步明確了對單位外部機構(gòu)監(jiān)督銷售的相關(guān)要求，即“單位負(fù)責(zé)檔案管理的政府機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案的銷毀和管理，與政府會計機構(gòu)共同監(jiān)督銷售事項。會計檔案銷毀前，銷售主管應(yīng)按會計檔案銷毀清單所列明細(xì)進行核對；會計檔案銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清單上簽字或收據(jù)。"

問:新《管理辦法》將會計檔案不定期保管期限從3年、5年、10年、15年、25年五類改為10年、30年兩類。主要原因是什么？

答:近年來，國家檔案局改變了行政機關(guān)和中小企業(yè)文件材料的不定期保管期限。行政機關(guān)文件材料和公文(國家檔案局令第8號)以及中小企業(yè)文件材料(國家檔案局令第10號)的不定期保存期限分別整合為10年和30年。另外，會計檔案是很多刑事案件中最重要的事實。刑事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案都不到20年。為了便于單位檔案的綜合管理，并結(jié)合會計檔案的具體需要，我們將會計檔案的不定期保管期限由原來的3、5、10、15、25年五類改為10、30年兩類，并將會計檔案的保管期限統(tǒng)一為原圖1、2中的3、5、10年，并明確規(guī)定保管期限為10年， 其中，會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的保管期限延長至30年，其他特殊會計信息的保管期限延長至10年。

問:新《管理辦法》將于2016年1月1日生效。司法部和國家檔案局計劃如何實施和執(zhí)行？

答:新的管理辦法將于2016年1月1日生效。為了更好地貫徹實施新《管理辦法》，我們將在下一步做好以下管理工作:一是廣泛開展新《管理辦法》的政治宣傳和培訓(xùn)管理，引導(dǎo)北京市合理避稅的各類機構(gòu)和單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人以及會計和檔案人員準(zhǔn)確理解和把握新《管理辦法》的細(xì)節(jié)和要求。二是加快制定新的《管理辦法》，督促事業(yè)單位做好會計檔案的東西銜接管理。第三，根據(jù)新《管理辦法》，編制解釋材料，對修訂后的重點項目進行詳細(xì)解釋和說明，確保新《管理辦法》的順利實施。