會(huì)計(jì)檔案管理的必要性已經(jīng)司法部中宣部和國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)。修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理的必要性》現(xiàn)已發(fā)布，將于2016年1月1日生效。

中國(guó)人民銀行副行長(zhǎng)樓繼偉

國(guó)家檔案局個(gè)人節(jié)稅副局長(zhǎng)李明華

2015年12月11日

第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)立法和行政事務(wù)規(guī)定，制定本條例。

第二條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、中小企業(yè)、企業(yè)和其他組織(以下簡(jiǎn)稱單位)

檔案是必要的。

第三條本規(guī)定所稱會(huì)計(jì)檔案，是指單位在會(huì)計(jì)核算等環(huán)節(jié)中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的業(yè)務(wù)事務(wù)，具有多種書寫形式和保存商業(yè)價(jià)值的形式的會(huì)計(jì)信息，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和其他設(shè)備形成的電子會(huì)計(jì)檔案、數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)。

第四條司法部和國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作，共同制定全省統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施監(jiān)督管理。

縣級(jí)以上大多數(shù)財(cái)政部門和天津市人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和監(jiān)督。

第五條各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、收集、保管、協(xié)助、識(shí)別和銷毀等管理模式，采用可靠的新安全保護(hù)技術(shù)和政策，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、獨(dú)創(chuàng)性、可用性和安全性。

一個(gè)單位的政府機(jī)構(gòu)或者檔案員的檔案，屬于政府機(jī)構(gòu)所屬單位的會(huì)計(jì)檔案(以下簡(jiǎn)稱單位檔案管理的政府機(jī)構(gòu))。單位也可以在檔案管理的前提下移交政府機(jī)構(gòu)管理會(huì)計(jì)檔案。

第六條下列會(huì)計(jì)信息應(yīng)當(dāng)備案:

(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和會(huì)計(jì)憑證；

(2)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、人民幣卡片等輔助賬簿；

(三)國(guó)際會(huì)計(jì)調(diào)查報(bào)告，包括當(dāng)月、季度、半年和當(dāng)年的國(guó)際會(huì)計(jì)調(diào)查報(bào)告；

(四)其他會(huì)計(jì)信息，包括

、金融機(jī)構(gòu)報(bào)表、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單、會(huì)計(jì)檔案鑒定建議書等具有商業(yè)價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。第七條單位可以通過(guò)建模、數(shù)據(jù)通信等信息系統(tǒng)管理工作會(huì)計(jì)檔案。

第八條同時(shí)滿足下列條件的，備案范圍內(nèi)單位外形成的電子會(huì)計(jì)信息只能通過(guò)電子方式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案:

(一)形成的電子會(huì)計(jì)信息可以是真實(shí)有效的，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和其他設(shè)備形成，并與數(shù)據(jù)一起傳輸；

(2)所使用的會(huì)計(jì)系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、原始、有效地接收和讀取電子會(huì)計(jì)的信息，能夠輸出符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息，并設(shè)置相應(yīng)的辦理、審批等審核簽字程序；

(3)使用的電子檔案自動(dòng)化，能有效接收和管理工作，使用電子會(huì)計(jì)檔案，滿足電子檔案長(zhǎng)期保管的要求，建立電子會(huì)計(jì)檔案與其他密切相關(guān)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的索引關(guān)系；

(4)采取措施和政策，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

(5)建立電子會(huì)計(jì)檔案硬盤系統(tǒng)，能有效防止災(zāi)害、車禍、人為因素的負(fù)面影響；

(六)形成的電子會(huì)計(jì)信息不屬于具有永久保存商業(yè)價(jià)值或者其他最重要的個(gè)人節(jié)稅保存商業(yè)價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

第九條符合本必要性第八條規(guī)定的前提，且從單位外部接收的電子會(huì)計(jì)信息附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的電子簽名的，只能通過(guò)電子方式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

第十條會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)或者單位會(huì)計(jì)人員屬于政府機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu))，負(fù)責(zé)按照歸檔范圍和歸檔要求，收集和歸檔應(yīng)當(dāng)隨時(shí)歸檔的會(huì)計(jì)信息，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第十一條會(huì)計(jì)年度前夕形成的會(huì)計(jì)檔案，可以在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由本單位會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)暫時(shí)保存一年，然后移交本單位檔案管理政府機(jī)構(gòu)保管。因管理工作需要延期移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位檔案管理機(jī)關(guān)同意。

單位會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)暫不保存會(huì)計(jì)檔案，期限不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)明確規(guī)定，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

第十二條單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在兼營(yíng)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)明確規(guī)定，兼營(yíng)移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)保留原卷的包裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)完整移交電子會(huì)計(jì)檔案及其文件，格式應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的相關(guān)明確規(guī)定。類似文件格式的電子會(huì)計(jì)檔案，要從他們閱讀的平臺(tái)上，與所有個(gè)人節(jié)稅一并移交。

單位檔案管理的政府機(jī)構(gòu)在接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、一致性、安全性和可靠性，符合要求后才能接收。

第十三條單位查閱、復(fù)制、出借會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)制度使用會(huì)計(jì)檔案履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改或者損毀。

單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不允許內(nèi)部外借。因管理工作需要，根據(jù)主管部門明確規(guī)定需要出借的，應(yīng)當(dāng)按照明確規(guī)定嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案借閱單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和使用借閱的會(huì)計(jì)檔案，保證借閱的會(huì)計(jì)檔案的安全和原始性，并在規(guī)定的周內(nèi)歸還。

第十四條會(huì)計(jì)檔案的保存期限分為永久和不定期兩種。不定期儲(chǔ)存期一般分為10年和30年。<個(gè)人節(jié)稅/p >會(huì)計(jì)檔案的保存期限從財(cái)政年度結(jié)束后的第一天開始計(jì)算。

第十五條各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照必要的附圖執(zhí)行，并明確規(guī)定

低于儲(chǔ)存期。

單位會(huì)計(jì)檔案的明確命名與必要圖紙所列檔案的命名不一致的，應(yīng)當(dāng)設(shè)定類似檔案的保管期限并同時(shí)運(yùn)行。

第十六條各單位不應(yīng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定單。經(jīng)鑒定仍需保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在新的期限內(nèi)保存；沒有商業(yè)價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以在保管期滿后銷毀。

第十七條會(huì)計(jì)檔案鑒定管理工作應(yīng)由政府機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行單位檔案管理，并組織政府機(jī)構(gòu)或單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等工作人員共同開展。

第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照下列程序銷毀:

(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)當(dāng)載明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)情況，如名稱、卷號(hào)、冊(cè)號(hào)、起止年份、檔案編號(hào)、保管期限、保管期限、銷毀周等。

(2)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)意見。

(三)單位檔案管理政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織管理會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，并與會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)共同監(jiān)督銷售事宜。會(huì)計(jì)檔案銷毀前，銷售主管應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清單所列明細(xì)進(jìn)行核對(duì)；會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單上簽名或者簽收。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)符合主管部門對(duì)電子檔案的明確規(guī)定，并由單位檔案管理的政府機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)政府機(jī)構(gòu)和信息化政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督和出售。

第十九條到期未清償?shù)膫鶛?quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他會(huì)議事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)歸檔，電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)移交并保存至?xí)h事項(xiàng)結(jié)束。

單獨(dú)提取或轉(zhuǎn)移的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)列入會(huì)計(jì)檔案鑒定單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單和會(huì)計(jì)檔案保管清單。

第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他因素終止的，在終止或者注銷登記手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)明確規(guī)定進(jìn)行處置。

第二十一條原單位分立后，其會(huì)計(jì)檔案由分立后的存續(xù)方保管，其他各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

原單位分立后解散的，其會(huì)計(jì)檔案由一方當(dāng)事人協(xié)商后指定或者按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)明確規(guī)定處理，各方當(dāng)事人可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位劃分中涉及未清會(huì)計(jì)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)提取，由相關(guān)業(yè)務(wù)方保管，并按照明確的規(guī)定同時(shí)辦理交接手續(xù)。

本單位業(yè)務(wù)向其他單位轉(zhuǎn)移所涉及的會(huì)計(jì)檔案由原單位保管，承辦業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。未清會(huì)計(jì)事項(xiàng)涉及的會(huì)計(jì)憑證由承辦業(yè)務(wù)單位單獨(dú)取出保存，并按照明確規(guī)定同時(shí)辦理交接手續(xù)。

第二十二條合并后，原單位解散或者一方存續(xù)，另一方解散的，原單位的會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位保存。合并后原單位仍然存在的，其會(huì)計(jì)檔案仍由原單位保存。

第二十三條建設(shè)項(xiàng)目單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案，需要以個(gè)人節(jié)稅方式移交給項(xiàng)目接收單位的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)決算完成后第一時(shí)間移交，并按照個(gè)人節(jié)稅方式同時(shí)辦理移交手續(xù)。

第二十四條各單位之間移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，移交雙方還應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清單，載明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)號(hào)、起止年份、檔案序號(hào)、保管期限、保管期限等詳細(xì)情況。

移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，兩國(guó)應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案移交清單所列明細(xì)逐項(xiàng)移交，由兩國(guó)相關(guān)監(jiān)管人員負(fù)責(zé)監(jiān)管。移交后，兩國(guó)經(jīng)理和主管應(yīng)簽署或接收會(huì)計(jì)檔案移交清單。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)完整地移交給他們的文檔，類似文件格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)完整地移交給他們的閱讀平臺(tái)。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)及其新技術(shù)和自然環(huán)境進(jìn)行測(cè)試，確保接收的電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、獨(dú)創(chuàng)性、可用性和安全性。

第二十五條單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)印件需要攜帶、發(fā)送或者數(shù)據(jù)傳輸給全國(guó)個(gè)人稅收儲(chǔ)蓄機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)按照主管部門的明確規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條單位向中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行全面核算，應(yīng)簽訂書面合同，明確會(huì)計(jì)檔案管理的具體要求和相應(yīng)的法律責(zé)任。

第二十七條天津市縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政事務(wù)管理個(gè)體節(jié)稅工作機(jī)構(gòu)依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)進(jìn)行處罰。

第二十八條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件和資料，應(yīng)實(shí)行文件檔案管理明確規(guī)定，不適用本必要性。

第二十九條不具備政府機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案或者配備檔案員的前提條件的單位，以及非法設(shè)立賬戶的集體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、收集、保管、協(xié)助、鑒定和銷毀參照本必要性執(zhí)行。

第三十條各省市、自治州、省轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、新疆軍區(qū)財(cái)政局、檔案局、中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門、中國(guó)人民解放軍總參謀部可以根據(jù)需要制定必要的規(guī)章。

第三十一條本規(guī)定由司法部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日司法部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理必備》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))，同時(shí)廢止。

附圖:1。

2.